Hủy hóa đơn điện tử: Quy định và quy trình cần biết

Hủy hóa đơn điện tử đang trở thành một chủ đề quan trọng trong quản lý kế toán và thuế. Việc hiểu rõ quy định và thủ tục liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn giúp ngăn ngừa các rủi ro pháp lý không cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về hủy hóa đơn điện tử, bao gồm định nghĩa, quy định, các bước thực hiện và các câu hỏi thường gặp xung quanh vấn đề này.

I. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Hủy hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp thực hiện thao tác để hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng, theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử không được hiểu là tiêu hủy hóa đơn. Tiêu hủy hóa đơn có nghĩa là hóa đơn không còn tồn tại trong hệ thống cơ quan thuế và không thể truy xuất được thông tin từ hóa đơn đó.

1. Phân biệt giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn

• Hủy hóa đơn: Hóa đơn vẫn còn dữ liệu và có thể kiểm tra, nhưng không còn giá trị sử dụng.
• Tiêu hủy hóa đơn: Hóa đơn không còn dữ liệu trên hệ thống và không thể kiểm tra được.

II. Quy định về hủy hóa đơn điện tử

1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hai trường hợp doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử:

• Trường hợp 1: Hóa đơn đã phát hành nhưng có sai sót và chưa gửi cho khách hàng.
• Trường hợp 2: Hóa đơn thu tiền trước nhưng hợp đồng cung cấp dịch vụ đã chấm dứt, dẫn đến việc cần phải hủy hóa đơn.

2. Mức phạt khi vi phạm quy định hủy hóa đơn điện tử

Việc không tuân thủ đúng quy định hủy hóa đơn điện tử có thể dẫn đến mức phạt từ 2.000.000 đến 8.000.000 đồng. Cụ thể, hành vi phạt có thể bao gồm:

• Cảnh cáo: Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 - 5 ngày làm việc.
• Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng: Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 - 10 ngày làm việc.
• Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng trong trường hợp hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày trở lên, không thực hiện hủy hóa đơn theo quy định hoặc không thực hiện hủy hóa đơn khi đã có thông báo sai sót từ cơ quan thuế.

III. Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

1. Quy trình hủy hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông báo hóa đơn sai sót: Gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
• Lập hóa đơn mới: Ký số và gửi hóa đơn mới để cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy.
• Thực hiện hủy hóa đơn cũ: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo sai sót.
• Lập biên bản thỏa thuận: Ghi nhận việc hủy hóa đơn với khách hàng để tránh tranh chấp sau này.
• Kiểm tra trạng thái hủy: Xác nhận với cơ quan thuế xem thông báo đã được chấp nhận và kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống.

2. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu ý nộp thông báo sai sót đến cơ quan thuế trong thời gian quy định, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có hóa đơn điện tử sai sót.

IV. Các câu hỏi thường gặp khi hủy hóa đơn điện tử

1. Hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không?

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn hoàn toàn khác biệt:

• Hủy hóa đơn: Hóa đơn vẫn có thể được kiểm tra trên hệ thống, nhưng không còn giá trị sử dụng.
• Tiêu hủy hóa đơn: Hóa đơn không thể truy xuất được thông tin và không còn tồn tại trên hệ thống.

2. Doanh nghiệp có được hủy hóa đơn đã gửi cho khách hàng không?

Doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót thay vì hủy hóa đơn đã gửi cho khách hàng.

3. Nếu doanh nghiệp không nộp thông báo sai sót cho cơ quan thuế có bị phạt không?

Nếu không nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định từ cảnh cáo đến 15.000.000 đồng, tùy thuộc vào loại vi phạm.

Kết luận

Hủy hóa đơn điện tử là một thao tác quan trọng trong việc quản lý thẻ thanh toán và có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định và quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời tránh được rủi ro pháp lý. Với những thông tin trong bài viết, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về quy trình hủy hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành. Hãy luôn theo dõi và cập nhật các quy định mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo việc hủy hóa đơn của doanh nghiệp bạn luôn hợp pháp và hiệu quả.