Hóa đơn đỏ là gì và vai trò của nó trong kinh doanh

Trong kinh doanh, hóa đơn đỏ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ về hóa đơn đỏ là gì và cách sử dụng chúng chưa? Nếu chưa, hãy cùng MISA meInvoice khám phá những thông tin chi tiết và hữu ích về hóa đơn đỏ trong bài viết dưới đây.

1. Tổng Quan Về Hóa Đơn Đỏ

Khái Niệm Hóa Đơn Đỏ Là Gì?

Hóa đơn đỏ thường được gọi là hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hay hóa đơn VAT. Đây là loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế. Có hai loại hóa đơn đỏ chính:

• Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã được Cơ quan thuế chấp thuận mẫu.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo hình thức điện tử, được lưu trữ và quản lý qua hệ thống công nghệ thông tin.

Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ và các biên lai thu phí, lệ phí, đồng thời giám sát việc tự in và sử dụng hóa đơn đỏ của các doanh nghiệp.

Xuất Hóa Đơn Đỏ Để Làm Gì?

Việc xuất hóa đơn đỏ không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của cả người bán và người mua. Cụ thể, hóa đơn đỏ có những tác dụng sau:

• Căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp: Người mua hàng hóa, dịch vụ dựa vào hóa đơn để kê khai thuế GTGT.
• Hạch toán chi phí: Người bán sử dụng hóa đơn đỏ để ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh và xác định số tiền thuế GTGT phải nộp vào ngân sách nhà nước.
• Quản lý thuế: Cơ quan thuế sử dụng hóa đơn để quản lý thuế đối với cả hai bên giao dịch.
• Hoàn thuế GTGT: Hóa đơn đỏ cũng là căn cứ để người mua thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT.

Hóa Đơn Đỏ Tiếng Anh Là Gì?

Trong tiếng Anh, hóa đơn đỏ được gọi là Red Invoice. Dưới đây là một số thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến hóa đơn đỏ: | Tiếng Anh | Tiếng Việt | |----------------------------------|-----------------------------------| | VAT bill | Hóa đơn VAT | | Value Added Tax invoice | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng | | VAT invoice | Hóa đơn giá trị gia tăng | | Inter bill | Liên hóa đơn | | Tax authorities issue invoices | Cơ quan thuế phát hành hóa đơn |

Hóa Đơn Đỏ Như Thế Nào Là Hợp Lệ?

Theo điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán
• Tên hàng hóa, dịch vụ, bao gồm đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ)
• Chữ ký, họ tên, dấu của người bán và ngày tháng năm lập hóa đơn

Hóa Đơn Xanh Và Hóa Đơn Đỏ Khác Nhau Như Thế Nào?

Hóa đơn đỏ thường được lập thành ba liên với ba màu sắc khác nhau:

• Liên đỏ: Khi mua hàng hóa, dịch vụ là thuế GTGT đầu vào.
• Liên xanh và liên tím: Khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là thuế GTGT đầu ra.

2. Quy Định Về Xuất Hóa Đơn Đỏ

Trường Hợp Phải Xuất Hóa Đơn Đỏ

Theo quy định pháp luật, bên bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ. Nếu hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng, người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Đỏ

Căn cứ tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Là thời điểm giao hàng hoặc thời điểm bàn giao.

Nguyên Tắc Xuất Hóa Đơn Đỏ

Để xuất hóa đơn đỏ hợp lệ, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
• Chỉ được phép xuất hóa đơn do cơ quan thuế ban hành hoặc mẫu hóa đơn đã được cơ quan thuế cho phép.
• Hóa đơn phải ghi chính xác mức thuế suất theo quy định, bao gồm cả trường hợp giảm thuế.
• Nội dung hóa đơn điện tử phải rõ ràng và đầy đủ, như tên hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng.

Mức Xử Phạt Khi Xuất Hóa Đơn Đỏ Sai Quy Định

Theo Điều 17 và Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt khi xuất hóa đơn đỏ sai quy định như sau:

Đối Với Hành Vi Không Xuất Hóa Đơn Nhằm Trốn Thuế

• Phạt từ 1-3 lần số tiền trốn thuế kèm theo các biện pháp khắc phục.
• Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế.

Đối Với Hành Vi Không Lập Hóa Đơn

• Phạt từ 500.000 đến 1 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn tổng hợp về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Phạt từ 10-20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.

3. Cách Viết Hóa Đơn Đỏ Hợp Lệ

Hướng Dẫn Cách Viết Hóa Đơn Đỏ Đảm Bảo Hợp Lệ

Để viết hóa đơn đỏ hợp lệ, bạn cần chú ý các điểm sau:

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung trên hóa đơn không được tẩy sửa, xóa và phải sử dụng cùng một loại mực.
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất.
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày/tháng/năm ghi trên hóa đơn phải là thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa.

4. Mẫu Hóa Đơn Đỏ Mới Nhất

Dưới đây là mẫu hóa đơn đỏ mới nhất mà nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng: Lưu ý: Với những doanh nghiệp sử dụng mẫu hóa đơn tự in, cần phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng.

5. Mua Hóa Đơn Đỏ Ở Đâu?

Tùy thuộc vào từng trường hợp, người bán hàng có thể mua hóa đơn đỏ từ:

• Cơ quan thuế trực thuộc nếu hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT.
• Cơ quan thuế khi có nhu cầu mua hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh.

Thực Trạng Mua Bán Hóa Đơn Đỏ

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tham gia vào việc mua và bán hóa đơn đỏ nhằm bù trừ thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Điều này có thể giúp doanh nghiệp giảm số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và có thể dẫn đến tình trạng vi phạm pháp luật.

Rủi Ro Khi Mua Bán Hóa Đơn Khống

• Nếu bên bán hóa đơn giao cho bên mua hóa đơn đỏ liên 2 nhưng giá trị giữa các liên hóa đơn khác nhau, có thể dẫn đến rủi ro bị phát giác.
• Doanh nghiệp có dấu hiệu bán hóa đơn đỏ sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra, phát hiện sai phạm.
• Nếu không giải trình được tính hợp lý của hóa đơn GTGT đầu vào, doanh nghiệp sẽ bị xuất toán và phạt hành chính.

Do đó, để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên mua hóa đơn đỏ trực tiếp từ Chi cục thuế.

6. Những Quy Định Xử Phạt Sai Phạm Liên Quan Đến Hóa Đơn Đỏ

Trường Hợp Mất Hóa Đơn Bán Hàng Mua

• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt hoặc không sẽ bị phạt tối thiểu là 6 triệu đồng.
• Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu đến 8 triệu đồng.

Trường Hợp Mất Hóa Đơn GTGT Đặt In

Nếu mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa báo cáo với cơ quan thuế, mức phạt sẽ tùy thuộc vào thời gian báo cáo sự việc:

• Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu đến 18 triệu đồng.
• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt, nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu đồng.

Mất Hóa Đơn Đầu Vào

Trường hợp không bị xử phạt bao gồm:

• Hóa đơn bị mất do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng.
• Tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:

• Làm mất hóa đơn nhưng có chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ.

7. Giải Đáp Thắc Mắc Về Hóa Đơn Đỏ

Câu 1: Xuất Hóa Đơn Đỏ Tối Thiểu Bao Nhiêu Tiền?

Thông thường, khi bạn sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hóa có tổng thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, bên cung cấp phải xuất hóa đơn đỏ.

Câu 2: Hóa Đơn Đỏ Có Cần Đóng Dấu Không?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn đỏ không bắt buộc phải có dấu. Bạn có thể xuất hóa đơn mà không cần dấu của doanh nghiệp.

Câu 3: Hóa Đơn Đỏ Đóng Dấu Treo Có Hợp Lệ Không?

Dấu treo có thể được đóng trên hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng và vẫn được coi là hợp lệ. Trên đây là những thông tin chi tiết về hóa đơn đỏ mà MISA meInvoice đã tổng hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hóa đơn điện tử, MISA meInvoice là một lựa chọn tuyệt vời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Liên hệ ngay với chúng tôi để dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice miễn phí trong 7 ngày!