Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít lần các doanh nghiệp gặp phải tình huống hóa đơn bị viết sai. Điều này có thể gây ra không ít rắc rối trong việc quản lý và kê khai thuế. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp lý, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là yếu tố không thể thiếu. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng như mẫu biên bản phù hợp theo Thông tư 78.
1. Những Trường Hợp Cần Điều Chỉnh Hóa Đơn
Việc điều chỉnh hóa đơn không chỉ là một quy trình cần thiết mà còn là trách nhiệm của cả bên mua và bên bán. Dưới đây là những trường hợp thường gặp cần phải điều chỉnh hóa đơn điện tử:
1.1. Sai Sót Về Thông Tin Người Mua
- Sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn vẫn đúng.
1.2. Sai Sót Về Nội Dung Hóa Đơn
- Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán.
- Sai số tiền ghi trên hóa đơn.
- Sai thuế suất và tiền thuế.
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng.
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng rất được khuyến khích để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch.
2. Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn (TT78)
2.1. Tại Sao Cần Có Biên Bản Điều Chỉnh?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn đóng vai trò rất quan trọng trong việc chứng minh sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về những sai sót đã xảy ra. Nó không chỉ giúp lưu trữ thông tin một cách có hệ thống mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và kê khai thuế sau này.
2.2. Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn
Bạn có thể tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 tại . Mẫu này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết để bạn dễ dàng ghi chép và lưu trữ.
2.3. Hướng Dẫn Điền Nội Dung Biên Bản Điều Chỉnh
Để thực hiện việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử một cách chính xác, hãy tuân theo các bước sau:
Bước 1: Ghi Ngày Lập Biên Bản
Ngày lập biên bản nên trùng với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh để dễ dàng theo dõi.
Bước 2: Điền Thông Tin Đầy Đủ
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
- Số điện thoại, email (nếu có).
- Tên người lập biên bản.
Bước 3: Ghi Thông Tin Hóa Đơn Bị Sai Sót
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Nội dung sai sót cụ thể như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,...
Bước 4: Nêu Rõ Lý Do Điều Chỉnh
Cần trình bày rõ lý do điều chỉnh một cách súc tích, ví dụ:
- “Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].”
Bước 5: Ký Số Và Gửi Biên Bản
Kế toán của bên bán ký số vào biên bản và gửi cho bên mua qua email hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.
3. Quy Trình Điều Chỉnh Hóa Đơn Theo Thông Tư 78
3.1. Xác Định Sai Sót Trên Hóa Đơn
Trước tiên, bạn cần xác định rõ các thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Nội dung sai sót (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất,...).
- Mức độ sai sót (nhỏ hay lớn).
- Nguyên nhân dẫn đến sai sót.
3.2. Lựa Chọn Phương Thức Điều Chỉnh
Có hai phương thức điều chỉnh hóa đơn điện tử:
- Điều chỉnh bằng hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng cho các sai sót nhỏ.
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế: Áp dụng cho các sai sót lớn và có ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế.
3.3. Gửi Hóa Đơn Điều Chỉnh
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới, bạn cần gửi cho người mua trong thời hạn quy định.
3.4. Kê Khai Hóa Đơn Điều Chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới phải được kê khai đúng thời gian và quy định.
4. Một Số Lưu Ý Khi Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải được lập trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát sinh sai sót.
- Tất cả hóa đơn điện tử điều chỉnh và các hóa đơn liên quan cần được lưu trữ đầy đủ, có căn cứ chứng từ.
Kết Luận
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một bước quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác cho các giao dịch mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kê khai thuế sau này. Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ quy trình và các bước cần thực hiện khi gặp phải sai sót trong hóa đơn điện tử.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và có tính năng tạo hóa đơn điều chỉnh, hãy liên hệ với E-invoice để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website:
- Fanpage:
Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc điều chỉnh hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất!
